Как рассчитать необходимое количество сотрудников на складе

На складе растут очереди на упаковку, сотрудники задерживаются после смены, а руководитель думает о новых вакансиях. Но дополнительный комплектовщик не ускорит работу, если собранные заказы ждут свободного упаковочного стола. Экономия на рабочих руках грозит просроченными отгрузками.

Чтобы понять, сколько сотрудников нужно на склад и как рассчитать численность работников склада, недостаточно разделить заказы на число людей. Требуется оценить каждую операцию, её трудоёмкость, график, доступность оборудования и ожидаемые пики. Ниже — формулы и учебные примеры.

Почему важно правильно рассчитывать численность складского персонала

Расчёт численности персонала нужен не только для составления штатного расписания. Он показывает, сможет ли склад обработать фактический товаропоток в установленное время и где образуется очередь. Нехватка людей приводит к срыву сроков, перегрузке основных смен и росту ошибок. Избыток людей увеличивает затраты.

Отдельно оценивают производственную потребность: сколько человек должно одновременно выполнять операции. Затем определяют, сколько работников нужно в штате с учётом выходных, отпусков и больничных. Это разные величины. Для ежедневных выходов шести комплектовщиков штат из шести человек недостаточен.

Планирование численности персонала связывает затраты с корректно обработанными заказами, паллетами и поставками. Важно выполнять план без постоянных переработок и риска для безопасности.

Какие факторы влияют на количество сотрудников

Два склада одинаковой площади могут требовать разного числа работников. На одном хранятся полные паллеты, на другом ежедневно собирают тысячи небольших многопозиционных заказов. Поэтому расчёт численности складского персонала начинают с особенностей товара и технологии, а не с метража помещения.

Влияют объёмы приёмки и отгрузки, число строк в заказе, вес и габариты грузов, ассортимент, доля возвратов, расстояния между ячейками, адресное хранение и оснащённость склада. WMS сокращает ручной ввод, но не отменяет замера выработки.

Важны и ограничения: сколько одновременно работает ворот, погрузчиков, принтеров этикеток и упаковочных мест. Если четыре упаковщика делят один стол, найм пятого не создаст дополнительную рабочую поверхность.

Производительность складского персонала зависит также от подготовки сотрудников, сложности заданий и времени суток. Для нового работника и опытного кладовщика нельзя автоматически устанавливать одинаковую выработку. Учитывайте качество и фактическую выработку.

Какие данные необходимы для расчёта

Перед вычислениями соберите фактические данные хотя бы по типичным и напряжённым дням. Отделите обычные дни от пиков. Для нового склада начните с прогноза и уточните его после запуска.

Расчёт потребности в персонале будет неточным, если считать заказ и заказную строку одной единицей. Заказ из пяти товаров может создавать пять операций подбора и только одну упаковку. Также нужно различать полезное рабочее время и общее время присутствия на объекте.

Используйте WMS, табели или хронометраж.

Как определить трудоёмкость складских операций

Нормирование труда на складе начинается с перечня действий. Например, при приёмке сотрудники разгружают машину, проверяют количество мест, сканируют товар, размещают его по адресам. Для каждого действия важно определить единицу измерения и того, кто выполняет работу.

Далее фиксируют, сколько времени занимает операция в нормальных условиях: при исправной технике, понятных заданиях и соблюдении требований безопасности. Замеряйте разные заказы: рекордная скорость одного сотрудника не равна норме смены.

Нормы выработки на складе бывают выражены в строках подбора за час, заказах на упаковщика, паллетах на погрузчик или коробах на приёмщика. Если у вас есть время на операцию, трудоёмкость определяют умножением количества операций на минуты, необходимые для каждой из них.

Не считайте действия дважды: сканирование при подборе не всегда требует отдельного этапа контроля. Но исправление брака, возвраты и плановые пересчёты, которые регулярно занимают время, должны присутствовать в расчёте.

Как рассчитать численность персонала: формула и пример

Формула расчёта численности персонала на конкретной операции выглядит так:

Количество работников = (объём операций × время одной операции) ÷ полезное время одного работника за расчётный период.

Используйте одинаковые единицы времени и округляйте результат вверх. Через выработку формула выглядит так: объём ÷ (операции в час × полезные часы).

Рассмотрим учебный пример. За смену нужно подобрать 1 440 товарных строк, а одна строка занимает в среднем 1,5 минуты. Общая трудоёмкость: 1 440 × 1,5 = 2 160 минут, или 36 человеко-часов.

Предположим, что по установленному графику на выполнение складских операций у одного работника приходится 11 часов за смену. Тогда потребуется 36 ÷ 11 ≈ 3,27, то есть не менее четырёх комплектовщиков.

Это результат только для подбора. Приёмку, упаковку, отгрузку и контроль рассчитывают отдельно. Если человек совмещает задачи, его доступное время нужно распределить между ними. Иначе расчёт количества сотрудников на складе окажется завышенным или, напротив, не учтёт обязательные операции.

Одиннадцать часов — условный расчётный фонд времени, а не универсальная норма. На конкретном складе необходимо учитывать установленный график, перерывы, вспомогательные операции и требования трудового законодательства.

Сколько нужно комплектовщиков, упаковщиков, грузчиков и кладовщиков

Расчёт количества комплектовщиков делают по строкам подбора и длине маршрута, а не только по количеству заказов. Упаковщиков считают по количеству отправлений и их сложности. Грузчиков — по объёму грузовых операций с учётом техники и одновременной работы нескольких человек. Для кладовщиков учитывают приёмку, оформление документов, адресное размещение, инвентаризацию и контроль остатков.

Рассмотрим условную смену. За день нужно собрать 600 заказов, содержащих 1 440 строк. Пусть время подбора строки — 1,5 минуты, упаковки одного заказа — 3 минуты, а доступное расчётное время на выполнение операций у одного работника — 11 часов.

Итого на этих двух участках одновременно может потребоваться семь человек. Но это ещё не общая численность склада. Расчёт персонала по объёму работ должен отдельно охватить приёмку, перемещения, грузовую технику, возвраты, управление сменой и проверку качества.

Приведённые числа — учебный пример, а не отраслевые нормативы. Подробнее о том, как определять нормы выработки, проводить хронометраж и учитывать сложность операций, читайте в статье «Как рассчитать нормы выработки и сдельные расценки для сотрудников склада».

Как рассчитать количество сотрудников на одну смену

Расчёт количества сотрудников в смене отличается от расчёта общей суточной потребности. Даже если суточный объём соответствует восьми полным рабочим сменам, часть операций нужно выполнить одновременно перед отгрузкой. Поэтому определите, в какие часы выполняется максимальный объём работ.

Составьте график входящего и исходящего потоков по часам. Для каждого интервала сравните необходимую трудоёмкость с доступным ресурсом. Если с 15:00 до 17:00 нужно упаковать 240 заказов, каждый по три минуты, это 12 человеко-часов. За два часа шесть упаковщиков обеспечат эти 12 часов работы при отсутствии других задач и простоев. Три сотрудника за тот же период успеют выполнить лишь половину объёма.

Когда нагрузка падает, часть обученных работников можно переводить на другие операции при наличии нужных допусков.

При сменной работе учитывайте статьи 91, 104 и 108 ТК РФ: нормы рабочего времени, суммированный учёт и перерывы. График подстраивают под закон и загрузку, а не наоборот.

Как учитывать отпуска, больничные и невыходы

Сотрудники не могут присутствовать на складе каждый день: есть выходные, ежегодные отпуска, болезни и другие законные отсутствия. Поэтому потребность в людях на смене нужно перевести в количество работников, способных обеспечить нужные выходы в течение месяца или года.

Допустим, склад работает ежедневно и каждый день требуется четыре комплектовщика. За 30 дней это 120 человеко-смен. Если по законному графику и с учётом ожидаемых отсутствий один работник в среднем обеспечит 15 таких смен за месяц, понадобится 120 ÷ 15 = 8 сотрудников. Реальные данные берут из календаря выходов.

Для более точной оценки используют коэффициент доступности: фактически доступные смены работников ÷ плановое число смен без учёта отсутствий. При доступности 90% для покрытия 10 ежедневных выходов расчет дает 10 ÷ 0,9 = 11,11, то есть 12 человек. Это только расчёт резерва.

Нельзя механически прибавлять проценты за больничные и отпуска, если эти потери уже учтены в полезном времени или календарной доступности. Такой двойной запас искажает численность. Если возник дефицит складского персонала, отдельно считайте незакрытые смены и замены.

Как рассчитывать персонал на сезонные пики

Расчёт персонала на высокий сезон лучше делать по трём сценариям: обычная загрузка, ожидаемый рост и напряжённый пик. Используйте данные предыдущих лет, календарь акций, планы поставок и особенности товарных категорий. Увеличение заказов на 30% не обязательно означает рост всех операций на 30%: например, число коробов на приёмке может остаться прежним, а количество строк подбора резко вырасти.

Условный пример: в обычный день для упаковки нужно 30 человеко-часов, а в период акции — 48. При 11 расчётных часах на упаковщика потребность меняется с трёх до пяти сотрудников. Дополнительно требуются два выхода в каждый день пиковой нагрузки. Если она продлится десять дней, это 20 дополнительных человеко-смен, а не автоматически две новые постоянные штатные единицы.

Заранее оцените время обучения, доступность упаковочных столов, сканеров и транспорта. Временный персонал на склад имеет смысл резервировать до начала акции, когда известны операции, график и критерии качества.

Постоянный штат закрывает базовую загрузку, временные исполнители — пики.

Как понять, что сотрудников слишком много или недостаточно

Признаки нехватки людей — систематические задержки отгрузок, рост незавершённых заданий, частые переработки, пропуск плановых пересчётов и увеличение ошибок. Но прежде чем открывать вакансии, проверьте оборудование и организацию процесса: очередь может возникать из-за неправильно размещённого товара, неисправного принтера или недостаточного числа ворот.

О возможном избытке сотрудников говорят длительные простои при исправной инфраструктуре, низкая загрузка отдельных смен и рост затрат на одну качественно выполненную операцию. При этом часть свободного времени необходима для срочных задач.

Полезно ежедневно отслеживать выработку по участкам, долю ошибок, просрочки, сверхурочные часы и стоимость обработки единицы. Оптимизация численности складского персонала не должна сводиться к сокращению ради сокращения: результат оценивают одновременно по расходам, срокам и качеству.

Как оптимизировать штат без потери производительности

Сначала сокращайте ненужную трудоёмкость. Разместите ходовые товары ближе к зоне сборки, разграничьте встречные потоки, настройте адресное хранение и печать этикеток, проверьте понятность заданий. Иногда после такой работы перегрузка снижается без дополнительных вакансий.

Далее пересмотрите распределение ролей по времени суток. При небольшой загрузке сотрудники могут совмещать операции; в часы пик выгоднее закреплять их за конкретными участками. Совмещение должно учитывать квалификацию и требования безопасности, особенно при работе с техникой.

Контрольное сравнение проведите до и после изменений: например, сколько строк было собрано за полезный час, как изменилась доля пересорта и сколько стоила корректно обработанная строка. Рост переделок способен съесть всю экономию.

Отдельно проверьте график. Перераспределение начала смен, сокращение ожидания транспорта и заблаговременный вызов подмены иногда эффективнее простого увеличения штата. После изменения технологии обновите нормы.

Когда выгоднее привлекать временный персонал или аутсорсинг

Если потребность постоянная, обычно имеет смысл рассчитывать устойчивую штатную команду и отдельный резерв. Когда же дополнительные объёмы появляются на короткий период, сравните стоимость найма с услугами подрядчика. Аутсорсинг складского персонала может быть полезен для упаковки, сортировки, комплектовки, погрузочно-разгрузочных и других согласованных складских работ.

Сравнение должно учитывать не только цену часа. Для штатного варианта посчитайте оплату труда, взносы, подбор, обучение, работу руководителя, невыходы и простои. Для внешнего — стоимость договора, запуск бригады, инструктажи, контроль качества и согласованные дополнительные операции. Уточните, кто организует процесс и несёт ответственность за результат. Правовая схема должна соответствовать реальному характеру работ.

Чтобы выбрать вариант, оцените продолжительность нагрузки и измеримую трудоёмкость. Например, 20 дополнительных человеко-смен на распродажу отличаются от круглогодичной потребности в пяти работниках. Выгоду подрядчика нужно проверять расчётом.

Если складу требуются комплектовщики, упаковщики, грузчики, сортировщики или кладовщики, компания «Лидер Про» предлагает услуги аутсорсинга складского персонала.

Оставьте заявку на расчёт стоимости: укажите город, виды работ, необходимое число исполнителей, график и сроки. По этим данным можно подготовить предложение под реальную загрузку склада и заранее спланировать усиление смен.