В организациях кадровое делопроизводство включает в себя работу над большим количеством документов. Многие из этих бумаг требуют обработки в строго заданные промежутки времени. Если вы упустите событие из виду, это может плохо отразиться на деятельности компании. Некоторые недочеты даже ведут к большим штрафам (например, вы не учтете окончания действия разрешения на работу для иностранного персонала).
Для облегчения учета кадровых событий и более простого управления документами внедряют новые технологии на основе инновационного оборудования и программ. Они позволяют автоматизировать делопроизводство и избежать проблем с законом. Эти технологии давно использует агентство «Лидер Групп».
Чтобы понять, как автоматизировать кадровый учет, надо выяснить основы самой автоматизации. Она базируется на трех принципах:
- Определении важных процессов и избавлении от лишних. Это касается и сотрудников, и документации.
- Модернизации основополагающих процессов, оставшихся после отсеивания лишних.
- Внедрении автоматической обработки данных. Автоматизировать можно любые процессы кадрового делопроизводства. Например, внедрить программы, которые будут самостоятельно формировать табели отработки времени или следить за истечением срока разрешительных документов.
Эти этапы работ надо рассмотреть подробнее.
Важное и лишнее при автоматизации кадров
Составьте список документов, с которыми работает ваша компания. От многих из них можно будет отказаться без ущерба для системы управления. К важной документации относится та, которая необходима по закону и не может быть проигнорирована в процессе делопроизводства. В первую очередь это требования к внутреннему распорядку предприятия, трудовые договоры, приказы о зачислении в штат, графики отпусков и другие бумаги.
Отсеивание ненужного затрагивает и отбор сотрудников. Руководитель должен определить значимость персонала в работе организации и оставить лишь действительно ценные кадры.
После отсеивания лишних элементов можно начинать автоматизировать систему управления.
Модернизация процессов
На этом этапе все процессы проходят отладку. Она необходима для поиска эффективного решения, позволяющего выдавать нужные результаты, но при меньших затратах времени, сил и денег.
Примером такого решения может стать система сканирования отпечатков пальцев у персонала, помогающая вести учет отработанного времени. Если установить эту систему на производстве, можно будет фиксировать моменты прибытия сотрудников на объект и их ухода (вплоть до кратковременных выходов из цеха по личным причинам).
То есть с помощью сканеров гораздо проще не допускать посторонних лиц на закрытое предприятие, вести учет отработки времени, фиксировать перемещение сотрудников между объектами и поддерживать служебную дисциплину.
Раньше для решения этих задач нужен был штат персонала, на который возлагались обязанности по учету внутренних перемещений. Но сейчас все перечисленные кадровые процессы можно автоматизировать, если закупить для компании сканеры отпечатков пальцев и наладить с их помощью систему управления.
Автоматизация обработки данных
На финальном этапе модернизации делопроизводства внимание уделяется обработке данных. Это важный отрезок работы, направленный на ускоренное создание документов по кадровому учету. Если обрабатывать бумаги вручную, понадобится полноценный отдел кадровиков. Поэтому проще заняться автоматизацией управления сотрудниками с помощью специальных программ. Примером таких приложений служат 1С, Excel и прочие платформы.
Если рассматривать систему сканеров отпечатков пальцев у персонала, то ее тоже можно автоматизировать для упрощения работы кадровиков. Сами сканеры будут выдавать данные о перемещении работников по предприятию. От вас потребуется только систематизировать эту информацию и сделать так, чтобы она сохранялась в базе в определенных полях. Эта задача поручается программистам (воспользуйтесь подбором персонала, если у вас нет штатного специалиста).
После правильной настройки базы данных вы сможете освободить сотрудников от ручного заполнения табелей отработки времени. Эти документы будут создаваться простым кликом мыши по кнопке в программе. Останется только вставить бумагу в принтер и получить распечатанные экземпляры.
В кадровой системе управления персоналом можно автоматизировать многие задачи. Но сделать это сразу не получится, так как полноценная модернизация быстро не выполняется. Чтобы добиться эффекта, займитесь усовершенствованием базовых задач, с которыми приходится работать чаще всего. К ним относятся следующие функции:
- Фиксация данных о присутствии или отсутствии работника на положенном месте.
- Сохранение информации о режимах работы и отдыха. Эта функция полезна для организаций, работающих с перевозками пассажиров и грузов.
- Заполнение расписания для работников, схемы периодичности смен, отпускных графиков, табелей и прочих бумаг.
- Проверка срока действия документации. Если взять в качестве примера тех же иностранцев, привлеченных в штат, то сроки на использование их услуг строго ограничены. При ручной обработке бумаг кадровик может забыть о моменте истечения контракта. В результате это приведет к штрафу до 1 млн. рублей и даже больше. Поэтому управление подобной документацией должно быть автоматическим. Электронная программа никогда не забудет о заложенных в нее задачах и вовремя предупредит кадровика об истечении срока годности документа.
- Учет проверочных мероприятий со стороны соответствующих органов.
- Действия по охране труда. На предприятиях должны проводиться медосмотры сотрудников и инструктажи по охране труда. Но частота этих мероприятий зависит от уровня квалификации работника и занимаемой им должности. Если речь идет о крупной организации с большим коллективом, уследить за сроками проведения событий вручную будет проблематично. Лучше поручить эти обязанности специальной программе. Она сама будет сканировать занесенные в базу данные и выдавать время прохождения обследования и инструктажа для каждого члена коллектива.
Заключение
Усовершенствование кадровых задач методом автоматизации — это единственный верный способ ускорения решения организационных вопросов. С помощью такой модернизации вы добьетесь следующих результатов:
- Передадите выполнение технических функций современным программам.
- Сократите бюджет на зарплату раздутому штату кадровиков. Лишние работники будут отсеяны, а оставшиеся смогут лучше справляться с поставленными задачами, так как избавятся от дополнительных нагрузок.
- Исключите погрешности, которые часто допускаются людьми. С электронными платформами этого не бывает.
- Повысите эффективность всего бизнеса.
Попробуйте автоматизировать документооборот фирмы, и вы станете грамотно расходовать ресурсы. Кроме того, вы не будете допускать ошибок, чреватых штрафами и прочими мерами со стороны контролирующих органов.
