Как правильно оформить прогул сотрудника

Не каждый работник, к сожалению, придерживается трудовой дисциплины и допускает прогулы. Они могут быть как умышленными, так и не по своей воле. Кадровый персонал вынужден их правильно оформлять. По трудовому законодательству эта процедура должна быть проделана на протяжении не более одного месяца с момента написания виновником объяснительной записки.

Этим же сроком ограничивается вынесение работнику наказания, которое может быть в виде:

• выговора
• денежного взыскания
• увольнения.

При оставлении работодателем этой процедуры на потом повлечет некоторые проблемы, даже такие, что прогульщик не только может избежать наказания, но и подать на работодателя в суд за незаконные действия.

Все факты прогулов должны фиксироваться документально в письменном виде. Если такого документа в администрации не будет, то жалоба сотрудника в суде будет иметь приоритет перед доводами работодателя. Может получиться так, что сотрудника наказали просто ни за что.

Что по закону считается прогулом

Статья 81 ТК Российской Федерации гласит, что прогулом следует считать отсутствие на работе сотрудника без уважительной причины более четырех часов подряд. Если такой факт будет зафиксирован администрацией документально, то работодатель вправе в одностороннем порядке расторгнуть с работником трудовые отношения. Проблема только в том, что в законодательстве нет пояснений сущности уважительной причины, что именно таковой считается.

Бывает так, что сотрудник заранее осведомляет начальство о своем возможном отсутствии на рабочем месте в определенное время или день, а на работе не появляется значительно дольше. Если тому есть свидетели, а уважительной причины нет, то работодатель оказывается в затруднительном положении, так как не оформил своевременно прогул документально. После увольнения и судебных разбирательств такой недобросовестный сотрудник законно восстанавливается на работе. Из-за подобных случаев для работодателей становится актуальным вопрос: как правильно оформить прогул?

Что считается уважительным отсутствием

Важное значение в беспричинности отсутствия на работе сотрудника имеет невозможность установления факта, из-за которого произошло нарушение трудовой дисциплины. Уважительной причиной прогулов принято считать:

• болезнь работника (с предоставлением больничного листа)
• болезнь кого-либо из родственников
• смерть близкого человека сотрудника
• получение увечий на производстве или вне его, которые повлекли нетрудоспособность.
• убедительные форс-мажорные ситуации, связанные со стихийными или техногенными бедствиями.

В любом из перечисленных случаев должен быть документ, подтверждающий действительность проблемы. Документом можно пренебречь в случае очевидности факта. Если это стихийное бедствие или техногенная катастрофа, то естественно, что никакого документа быть не может, но, чтобы руководство не ведало о крупномасштабном катаклизме, такого быть не может. В таких случаях на работу может не выйти не только работник, но и сам руководитель. Поэтому мы не будем рассматривать форс-мажоры, а перейдем к спорным ситуациям.

К примеру, как поступить начальнику, когда причиной прогула стала задержка рейса? Вряд ли здесь документальным подтверждением может быть билет. В таком случае работнику целесообразно вынести предупреждение, благо, задержки рейсов не происходят регулярно. Потому при повторном прогуле с такой причиной наказание будет более строгим.

Особенности

Может быть так, что у работодателя нет возможности оформить прогул, если таковой имеет место фактически. Так происходит потому, что он не закрепил документально за работником рабочее место. Человек присутствует на предприятии, все сотрудники его видят, только он не по служебным обязанностям, а по личным делам отлучился в другой отдел или цех.

Чтобы избежать таких ситуаций, начальнику нужно обязательно закреплять в трудовых договорах за работками их определенные рабочие места, номера кабинетов и тому подобное в зависимости от специфики трудовой деятельности. В рабочие часы работник уже по закону будет обязан находиться на закрепленном за ним рабочем месте. Если за сотрудником не было закреплено место работы, и оно не указано в трудовом договоре, а этот человек находится на предприятии, то прогулом не будет считаться его неучастие в рабочем процессе.

Может ли работодатель оформить прогулы сотруднику, если он несогласованно ушел в отпуск? Если за этим последует увольнение, то суд будет на стороне работника, так как он будет утверждать, что не был ознакомлен с графиком отпусков. Чаще всего такие спорные ситуации случаются с временными сотрудниками. Чтобы недоразумений не происходило, начальство должно на рабочих местах вывешивать графики на стендах. Если их наличие подтверждают другие сотрудники, то доводы нарушителя трудовой дисциплины в его мнимой правоте рассматриваться судом не будут.

Часто сотрудники практикуют самовольные приписки к отпускам отгулов. Во избежание таких казусов, начальник должен фиксировать внеурочное время документально. К примеру, это может быть сдача крови, за которую законом предусмотрены обязательные отгулы независимо от того, согласованы они с начальником или нет. Но в этом случае необходима заверенная справка с медицинского учреждения. Если работник отгулял положенные дни, то они должны быть отмечены в журнале.

Ответственность за прогулы

Работодатель вправе лично решать, какое взыскание выносить подчиненному за неявку на работу. Другое дело — степень строгости наказания. Любой человек оспорит увольнение, если он опоздал на несколько часов и еще в первый раз. Но здесь также законом не установлена зависимость степеней наказаний от продолжительности или серьезности отсутствия работника на месте. Непонятно, в каких ситуациях ограничиваться замечанием, а когда увольнять.

Проблема с прогулами хорошо решается, если предприятие пользуется услугой аутсорсинговой компании. Все убытки из-за нарушения рабочего процесса берет на себя именно она. В ее штате работают только профессионалы, а сама работа строится только на результате, за что организатор аутсорса и получает деньги.

Как работодателю оформить прогул, чтобы обезопасить себя от претензий ГИТ

Претензии ГИТ связаны с выплатами отпускных. А уход работника в отпуск, как уже упоминалось, может быть не согласован с начальством, и отсутствие человека на работе может быть расценено как прогул. Из-за таких недоразумений ГИТ в свою очередь не может определить выплаты и предъявляет предприятию претензии относительно несоответствия данных в документах. Начальник цеха или отдела обязан работника уведомлять письменно о выходе в отпуск за 2 недели, подписать приказ.

Чтобы избежать претензий, начальство предприятия должно вести учет рабочих дней, фиксировать документально выходы и невыходы на работу, а также закреплять за работниками рабочие места, чтобы оформления прогулов были правомерными.

Как оформить прогул сотрудника без увольнения

Увольнение за прогул, это крайняя мера наказания, и по большей части такие нарушения ограничиваются взысканиями в виде замечаний и выговоров. Законом не запрещено прощать прогульщиков. Прогул без увольнения оформляется на основании пояснительной записки сотрудника. Это акт, в котором указывается время отсутствия работника на рабочем месте, причина, по которой он не вышел на работу и мера наказания. Документ заверяется руководителем и подшивается к документации работника.

Как отметить прогул в табеле

В рабочем табеле сотрудника начальник отмечает рабочие дни, полноту рабочих часов, отгулы, отработки, замещения, а также прогулы. Но все отмеченные в табеле невыходы на работу должны соответствовать документам, составленным в должном порядке по фактам, предусмотренным законодательством с указаниями причин. Обычные прогулы принято записывать в виде «ПР», невыходы на работу по уважительной причине — «НН», отсутствие по болезни — «Б», по невыясненным обстоятельствам — «НО». Эти значения как правило понятны всем кадровым сотрудникам, в бухгалтерии, ИТР. Если соблюдать все описанные рекомендации, тогда можно избежать недоразумений и прочих неурядиц, связанных с нарушениями трудовой дисциплины.