Работа с компанией-аутсорсером. Как это сделать грамотно

Аутсорсинг означает передачу компанией выполнение определенных задач сторонней организации. Эта форма оказания услуг очень популярна в западных странах, по некоторым данным к ней прибегаю от 60 до 80% компаний. В нашей стране он только начинает набирать обороты. В результате резкого изменения используемых технологий аутсорсинг становится одним из основных факторов современного бизнеса, обеспечивающим максимальную конкурентоспособность организации.

Когда пригодится такая форма оказания услуг

Воспользоваться ей может понадобиться по разным причинам. Если, например, работники требуются для выполнения конкретного краткосрочного проекта или сезонной работы, то подбор персонала выгодно отдать на аутсорсинг, чтобы не оформлять сотрудников в штат, заниматься расчетами налогов и прочее. Гипермаркеты, торговые центры часто нанимают таким образом охранников, уборщиков, кассиров. Аутсорсеров выгодно нанимать на должности сотрудников, находящихся в декрете или на длительном больничном.

На аутсорсинг отдают ведение рекламной кампании, процессы, связанные с управлением персонала (кадровый учет, наем, увольнение), бухгалтерский учет. Передав это подрядчику, вы экономите время на поиске квалифицированных сотрудников. Отдав аутсорсеру непрофильные для вас функции, например, проведение экспертизы с использованием информационных технологий, сдачу налоговой отчетности, штатные сотрудники могут сосредоточиться на решении задач, напрямую относящихся к основной сфере деятельности компании.

К аутсорсингу прибегают не только крупные организации. Эта форма работы с сотрудниками выгодна и небольшим компаниям, для которых содержать большой штат работников «на всякий случай» нет дополнительных средств. Не расширяя официальный штат сотрудников, они сохраняют статус малого предприятия.

В нашей статье мы расскажем, как выбрать аутсорсинговую компанию и как ее контролировать.

Важность анализа бизнес-процессов

Анализ существующих бизнес-процессов особенно важен для компаний, работающих в сфере B2B (business-to-business). Это означает торговые отношения между юридическими лицами. Простыми совами, одна компания производит товары и услуги, которые продает другой компании. Нацеленность на качество сервиса иногда приводит к неоправданным затратам.

Анализ открывает возможности для оптимизации бизнес-процессов, а значит, снижения расходов.

Еще один аспект, который определяется в ходе анализа бизнес-процессов — возможность внедрения информационных технологий. Это в значительной мере способствует продвижению компании, укреплению ее позиции на рынке и автоматизации многих этапов.

Функцию анализа в идеале можно передать аутсорсеру, если вы уверены, что выбрали «правильного» партнера.

Как решиться прибегнуть к аутсорсингу

Процессы, которые можно было бы передать на аутсорсинг, есть в любой компании. Чтобы был результат, нужно прикинуть выгоду от его внедрения. Экономия зависти от ряда факторов:

• снижение прямых и косвенных затрат;
• повышение эффективности процессов;
• снижение рисков. Деятельность аутсорсиноговых компаний, как правило, застрахована.

В пользу аутсорсинга говорит и возможность повышения прибыли, возможность внедрения новых технологий и стратегии развития бизнеса, даже улучшение микроклимата на предприятии.

Как выбрать компанию-аутсорсера

Успех использования аутсорсинга возможен лишь в том случае, если вы сделаете правильный выбор компании, предлагающей услугу. Чтобы избежать основных рисков, связанных с ним (неправильно оформленные договора, утечка производственных секретов, внутренней информации), к подбору компании-аутсорсера нужно подходить с тщательностью.

В первую очередь нужно изучить рынок услуг и собрать подробную информацию о разных ее поставщиках. На ее основе определяются качественные показатели, которые определяют решение об аутсорсинге и количественные (сколько поставщиков могут предоставить соответствующие услуги).

В своей книге «Аутсорсинг: в поисках конкурентных преимуществ» Хейвуд Дж. Б. определил основные критерии, которые определяют выбор компании-аутсорсера.

1. доверие. Положение компании–аутсорсера на рынке, участие в отраслевых рейтингах, сколько клиентов работают с ней в данный момент, опыт реализации аналогичных проектов, отзывы бывших и нынешних клиентов;
2. надежность. Информация о финансовых результатах, участии в судебных процессах и проверках, удовлетворяет ли требованиям заказчика;
3. гибкость. Есть ли ресурсы и возможности корректировать свою работу, если предприятие будет расширяться, чтобы быстро удовлетворить его потребности (расширить команду с увеличением объема работ).
4. уровень знаний и квалификация исполнителей. Сведения об образовании, профессиональные сертификаты. Есть ли специалисты с навыками в областях, которые могут понадобиться в дальнейшем.
5. экономия. Сравнение экономии, предложенной компанией-аутсорсером с предложениями других поставщиков услуги;
6. обслуживание. Как быстро исполнитель реагирует на ваши запросы, какой объем услуг и какие обязанности берет на себя, в течение какого времени готов выполнить поставленную задачу.
7. кадровая политика. Важно, чтобы аутсорсер разделял подходы к работе, принятые в организации-заказчике. Если на аутсорсинг отдается подбор сотрудника на руководящую должность, то кандидат должен не только профессионально, но и по взглядам соответствовать корпоративному духу компании, заказывающей услугу.
8. внутренний контроль. Система контроля качества у аутсорсера, назначение ответственных лиц за выполнение задачи, чтобы было кому предъявить претензии при несоответствии качества услуг заявленному.

Если у вас есть особые требования, например, необходимость заключения соглашения о конфиденциальности, уточните этот вопрос с исполнителем заранее.

Перед подписанием договора не лишним будет узнать, с какими проблемами сталкивался исполнитель раньше, как они решались. Аутсорсинг — это долгосрочное сотрудничество, останавливать свой выбор на конкретной компании-исполнителе можно только после достижения полного взаимопонимания. Компания Лидер Групп, работающая в сфере услуг аутсорсинга более 10 лет, приобрела статус надежного партнера.

Контроль работы компании-аутсорсера

Чтобы контролировать исполнителя, с компанией-аутсорсером подписывают SLA (согласованный уровень качества предоставления услуги), в котором отражены требования к работе исполнителя:

• круг обязанностей и объем выполняемых задач;
• сроки исполнения;
• оперативность ответов на звонки и сообщения заказчика;
• требования к результату. Параметры должны быть измеримыми. Для оценки эффективности можно использовать KPI;
• предоставление отчетности (каждый день, раз в неделю или раз в месяц).

И в заключение. Детальное изучение потенциальных партнеров, предлагающих услуги аутсорсинга — возможность наладить долгосрочные и эффективные отношения.